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El registro mercantil no es más
que la principal función de las Cámaras de Comercio, esta es la publicidad de
las situaciones jurídicas de los comerciantes inscritos, entre uno de los actos
que eran sujetos a registro se encontraba el registro de los libros contables,
y digo se Encontraba porque a partir de la expedición del reconocido decreto anti
trámites (Decreto 019 de 2012), determinó en su Artículo 173, que era
innecesario realizar el registro de los libros contables de los comerciantes.
Situación anterior que obedece no
solo a la necesidad de modernización del país, sino a la descongestión y
celeridad de trámites que resultaban no ser más que una traba sin función. En virtud del mencionado Decreto, fue
modificado el artículo 56 del Código de Comercio en el sentido de autorizar a
los comerciantes a llevar los libros contables de forma electrónica, siempre y
cuando se garanticen las siguientes situaciones: 1. Orden, 2. Inalterabilidad,
3.Integridad, 4. Seguridad de la información y 5. Conservación de la misma,
todos lo anteriores conforme a las normas contables vigentes.
Ahora bien, mediante Concepto 220-141145 del 17 de septiembre de 2013, de la
Superintendencia de Sociedades, se reafirmó lo determinado en el Decreto Anti
tramite y se consideró en forma adicional que mediante el Decreto 805 de 24 de
abril de 2013 (decreto reglamentario del Articulo 173 del Decreto 019 de 2012) se determinan una serie de situaciones
precisas para el registro electrónico de los libros de comercio (estos son de registro
de socios y/o accionistas y de actas),
en el cual no se mencionan los libros contables, en consecuencia se determina
que los libros contables fueron expresamente suprimidos de la obligación de inscripción
en el registro mercantil.
Es por lo anterior que la
sociedad podrá escoger entre llevar los libros de forma física o electrónica, no
obstante sea cual fuera la forma en que
se lleven la sociedad deberá garantizar a los socios y a los terceros, la
inalterabilidad, integridad y seguridad de la información.
Resulta afortunado para los comerciantes la
modernización de los mecanismos de control y registro, ya que no solo se evitan
desgastes innecesarios, si no que se obliga a los comerciantes Colombianos a estar
a la vanguardia y al mismo nivel de comerciantes extranjeros, que claramente no
entenderían la ambigüedad de diligenciar físicamente las operaciones contables de
la sociedad.
